La realidad actual en la que nos vemos abocados a interactuar, a trabajar, a vivir…, no es más que una nueva oportunidad para salir de la zona de confort, del “siempre se ha hecho así” e intentar evitar que nuestra compañía se vea lastrada por aquello que necesita evolucionar. Sin duda, muchas compañías empiezan a darse cuenta de que la Digitalización Documental es una pieza clave en su Transformación Digital para convertirse en una empresa Paperless.
Las empresas que quieren ser competitivas en su sector han llegado a una situación donde digitalizar documentos es necesario para optimizar los procesos de su empresa, ya que la obsolescencia del papel es un hecho irrefutable:
- Los procesos manuales y repetitivos no aportan ni valor ni diferenciación a las compañías, sin embargo, suponen el 60% del tiempo de los recursos implicados.
- El error manual es algo íntimamente ligado a procesos basados en papel, procesos lentos y caóticos que suponen una fuga de dinero sin retorno de ningún tipo.
- El desgobierno de la información es habitual, dada la falta de unificación en estos procesos, lo cual provoca decisiones poco consensuadas por las urgencias de las incidencias que aparecen.
¿En qué consiste la Digitalización Documental?
Se trata del proceso por el cual una gran cantidad de documentos de papel se convierten en archivos digitales.
Es común que las compañías almacenen documentos diferentes, años y años de conocimiento y datos acumulados a lo largo de su vida empresarial. Algunos de esos documentos son útiles, sin embargo, otros han quedado obsoletos, aunque poder consultarlos puede llegar a aportar valor y conocimiento, más si cabe cuando el auge del Big Data es diferenciador para muchas compañías.
10 beneficios de la Digitalización Documental
Hay claros indicadores que suman valor a una compañía cuando adopta un proceso de digitalizar sus documentos, como son:
- Aumentar la productividad de los empleados: el desorden y la documentación difícilmente accesible hace que los empleados pierdan mucho tiempo en su búsqueda.
- Mayor seguridad: gracias a la digitalización es posible privar de la lectura de documentos a personal que no tiene permisos para visualizar según que documentos.
- Adaptabilidad: Cuando la información se encuentra digitalizada es mucho más sencillo editarla y convertirla a otros formatos distintos.
- Accesibilidad de la información: Al encontrarse los documentos en formato digital es posible consultar la misma información desde diferentes dispositivos y, por tanto, personas, de manera totalmente descentralizada.
- Mejorar los procesos internos: no puede haber mejora de los procesos cuando no hay una gestión documental eficaz.
- Controlar mejor la trazabilidad de tus documentos: no puedes saber quién ha cogido, modificado o destruido un documento si la persona no deja un rastro.
- Facilitar la consulta de información en tiempo real (imposible si hablamos de archivos de papel de gran magnitud).
- La posibilidad de automatizar tareas a partir de bases de datos bien estructuradas.
- Promover una cultura empresarial de responsabilidad social corporativa que cuide el medio ambiente.
- Reducción de costes en papel, tinta de impresora y material de oficina.
Mejorar la organización de la información hace que tu empresa se vuelva cada vez más eficaz, más moderna y se adapta mejor a la realidad de hoy.
