La situación actual ha subrayado la importancia de poder adaptar los flujos de teletrabajo al entorno digital para fomentar la colaboración en equipo en la nube de manera eficaz y segura.
Y es que a la hora de establecer procesos y flujos de trabajo entre equipos en línea, muchas empresas se han encontrado frente a diversas dificultades que han surgido por una falta de gobierno y de control de la seguridad en línea, por un lado, y por desconocimiento de las diversas funcionalidades que ofrecen las herramientas digitales de trabajo, por el otro.
Por eso, un paso importante para mejorar el trabajo en línea, consiste en definir las herramientas básicas para el teletrabajo así como la forma en que dichas herramientas podrán ser accedidas, utilizadas y compartidas a través de un Digital Workplace.
5 Herramientas de teletrabajo y gestión de equipos
Si bien existen hoy en día numerosas herramientas de colaboración en la nube que posibilitan el teletrabajo, no siempre resulta sencillo elegir aquellas que faciliten el trabajo digital de la forma más eficiente y segura posible.
El entorno Office 365 ofrece excelentes posibilidades como Teams o Sharepoint, además de otras interesantes herramientas colaborativas que ofrecen el soporte ideal para el trabajo en línea.
Así destacamos las siguientes:
- Sharepoint es una conocida herramienta de colaboración para compartir y administrar contenidos y facilitar el trabajo en equipo. Permite compartir recursos con los empleados, crear listas y bibliotecas y establecer, previa definición, flujos de trabajo.
- Microsoft Teams: uno de los elementos básicos del teletrabajo es poder mantener una comunicación activa, ya sea entre equipos o a nivel más individual. Microsoft Teams es una interesante herramienta de comunicación online que ofrece funcionalidades como el chat, videollamadas o video. Posibilita además guardar documentos, el historial de chats o las notas importantes de las reuniones para facilitar los procesos de trabajo en equipos.
- To Do list: forma parte del entorno Office 365, y ofrece un fantástico planificador diario inteligente y personificable para ir añadiendo las tareas diarias, semanales y mensuales y facilitar la administración en línea de todo tipo de tareas ya sea de forma individual o en equipos.
- OneDrive: para guardar todos los documentos en la nube y establecer pautas para compartirlos, editarlos o supervisarlos. OneDrive está especialmente diseñado para empresas: para el uso compartido de archivos y para el almacenamiento en la nube. Permite la integración con otras herramientas del entorno Office 365 como Teams.
- Outlook: una herramienta esencial para la gestión del correo y del calendario que ofrece numerosos ajustes personalizables de gestión del contenido y de gestión de la seguridad. Además, permite la colaboración con otras herramientas esenciales de Office 365 como Word, PowerPoint y Excel.
¿Cómo gestionar y personalizar las herramientas de teletrabajo?
Si bien las herramientas mencionadas anteriormente permiten sentar los fundamentos de procesos de teletrabajo eficientes, es importante destacar que todas y cada de una de ellas ofrecen diferentes ajustes y varios niveles de personificación que suelen causar en las empresas cierta falta de control y desgobierno que puede poner en jaque la seguridad del entorno digital profesional.
Por esa razón desde Raona ofrecemos una solución sencilla y eficaz para ayudarte a personalizar plantillas para las herramientas destacadas de Office 365, con el fin de que puedas crear flujos de trabajo totalmente seguros, personalizados y eficientes, que se ajusten a tus necesidades.
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