Te explicamos todo lo que debes saber sobre Digital Workplace. En Raona somos especialistas en desarrollar soluciones con tecnología Microsoft.
¿Qué es Digital Workplace?
El Digital Workplace es la puerta de entrada digital al entorno corporativo, es tu ventana a todo lo que se comunica y comparte en la empresa y todo aquello de lo que tienes que estar informado.
Venimos de la tradicional intranet en la que se comunicaba desde la empresa hacia el empleado y se compartían contenidos corporativos muy concretos y orientados a información, como contenidos interesantes de consumo y no para uso en el día a día de trabajo.
Gracias a la evolución tecnológica, la visión estanca de la Intranet se abre y se avanza hacia el Digital Workplace, una solución que conecta con todos los sistemas que tenemos en nuestra organización y que muestra la información y contenido necesario para estar más comprometido con la empresa y todo lo relativo a sus valores, estrategia de futuro, cultura corporativa y también para poder ser más eficiente en el desempeño de nuestras responsabilidades diarias.
¿Para qué sirve el Digital Workplace?
El Digital Workplace es el core de la Experiencia Digital del Empleado, y del empoderamiento de éstos, y por tanto es el primer acelerador de la transformación digital de los colaboradores.
El Digital Workplace se ha convertido en la piedra angular para vehicular estrategias de engagement, employee experience, comunicación interna, colaboración, seguridad y confidencialidad e imprescindible en las corporaciones del futuro, políticas focalizadas en innovación.
Ventajas y Beneficios del Digital Workplace
El Digital Workplace ofrece numerosas ventajas y beneficios que hacen que la adopción de esta estrategia sea esencial en la era digital. Entre muchas cuestiones, aquí podrás ver cuatro áreas clave en las que el Digital Workplace puede mejorar la experiencia laboral y el desempeño empresarial:
- Aumento de la Productividad: El Digital Workplace permite a los empleados acceder a las herramientas y la información que necesitan de manera rápida y eficiente, lo que se traduce en un aumento de la productividad. Las plataformas de colaboración y gestión de proyectos permiten la asignación de tareas y la supervisión del progreso en tiempo real, lo que reduce los tiempos muertos y las demoras.
- Cooperación y Comunicación: Las soluciones de comunicación en tiempo real, como las aplicaciones de mensajería instantánea y las videoconferencias, fomentan la cooperación y el intercambio de ideas entre empleados y equipos. Al mejorar la comunicación interna, las empresas pueden tomar decisiones más rápidas y efectivas y resolver problemas de manera más eficiente.
- Flexibilidad y sencillez: El Digital Workplace facilita el trabajo remoto y flexible, lo que puede aumentar la satisfacción y el compromiso de los empleados. Al brindar acceso a herramientas y recursos desde cualquier lugar y en cualquier momento, los empleados pueden adaptar su entorno de trabajo a sus necesidades y preferencias. Además, la sencillez de las soluciones digitales permite a los empleados centrarse en sus tareas sin verse obstaculizados por procesos complejos o tecnología obsoleta.
- Seguridad: Aunque la seguridad puede ser una preocupación en entornos digitales, un Digital Workplace bien implementado puede mejorar la protección de la información y los datos empresariales. Al utilizar soluciones de almacenamiento en la nube y sistemas de autenticación de múltiples factores, las empresas pueden garantizar que solo los empleados autorizados accedan a información confidencial. Además, las soluciones de copia de seguridad y recuperación de datos permiten a las empresas protegerse contra la pérdida de información en caso de desastres o incidentes de seguridad.
¿Qué estrategias hay que seguir para implementar un Digital Workplace?
Muchas organizaciones están readaptando sus negocios a la tecnología, y ahora con más celeridad y justificación por el cambio de paradigma originado por la pandemia.
Aquí exponemos 10 directrices imprescindibles para la adaptación al entorno laboral del futuro.
1. Rediseño de la empresa
Las principales organizaciones, o las que lideran la carga digital, ya han pasado de la fase de diseño digital del lugar de trabajo y ahora están construyendo activamente lugares de trabajo digitales.
La transformación hacia un entorno de trabajo digital comienza con un rediseño estructural y organizativo. Reevalúa y ajusta los procesos internos, la comunicación y la colaboración para adaptarse a un entorno digital y ágil.
2. En tiempo real, ¡siempre!
Imprescindible ofrecer contenidos 100% actualizados disponibles en cualquier momento desde cualquier plataforma.
La rapidez y la eficiencia son esenciales en el Digital Workplace. Es esencial que tus sistemas y herramientas permitan la comunicación y la colaboración en tiempo real entre empleados, departamentos y equipos.
3. Adquisición de talento
El reclutamiento ya es una experiencia digital, los candidatos esperan la conveniencia y el contacto móvil. Las compañías digitales adoptan estas políticas para subrayar sus credenciales digitales.
Atrae y retén a profesionales con habilidades digitales y experiencia en tecnología. Esto incluye tanto a especialistas en tecnologías de la información como a empleados con habilidades digitales en su área de experiencia.
4. Cultura de empleados
Las empresas digitales se enfocan en el compromiso de los empleados e integran un nuevo enfoque en la creación de experiencias laborales. Mediante la retroalimentación de la información y la capacidad de autoservicio, la cultura corporativa se ve altamente reforzada.
Fomenta una cultura empresarial abierta a la innovación y al aprendizaje. Los empleados deben sentirse cómodos experimentando con nuevas tecnologías y adaptándose a los cambios en su entorno de trabajo.
5. Tecnologías de trabajo
Los recursos humanos son y serán uno de los actores clave en la digitalización documentos y procesos, además de los lugares de trabajo y desempeñarán un papel en la entrega de las tecnologías que cambian la forma de trabajar de los colaboradores.
Las herramientas y aplicaciones deben facilitar la colaboración, la comunicación y la gestión del trabajo. Esto incluye gestión de proyectos, sistemas de comunicación interna y soluciones de almacenamiento en la nube.
6. Gestión del rendimiento
Las empresas que se han sometido a procesos de transformación digital tienen que reevaluar sus programas de gestión.
Establece indicadores de desempeño y métricas para evaluar el éxito de la implementación del Digital Workplace. Es fundamental medir la productividad, la eficiencia y la satisfacción de los empleados.
7. Liderazgo interrumpido
Las corporaciones digitales necesitan nuevos líderes que sean ágiles y más integrados en el uso digital.
Promueve un liderazgo que esté dispuesto a romper con los enfoques tradicionales y adoptar nuevas formas de pensar. Los líderes deben estar abiertos al cambio y alentar a sus equipos a explorar soluciones innovadoras.
8. Recursos Humanos Digitales
Los responsables de áreas corporativas en recursos humanos obligados a asumir un papel más importante en las organizaciones digitales serán clave para asegurar que la organización está comprometida con una transformación digital.
Los procesos digitales en el área de recursos humanos, incluyendo reclutamiento, capacitación y evaluación del desempeño, son fundamentales. Las soluciones digitales son la mejor vía para mejorar la experiencia del empleado y optimizar la gestión del talento.
9. Analizar resultados con indicativos
Utiliza análisis de datos e indicadores clave de desempeño (KPI) para monitorear y mejorar continuamente la implementación del Digital Workplace. Asegúrate de que las decisiones estén basadas en datos y ajusta tus estrategias según sea necesario.
10. El futuro del trabajo
Las organizaciones digitales se verán obligadas a experimentar con nuevas herramientas cognitivas y a reorganizar las funciones de las personas a medida que los procesos laborales se automaticen.
Mantén la mirada puesta en el futuro y en las tendencias emergentes en el espacio del trabajo digital. Asegúrate de que tu empresa esté preparada para adaptarse a los cambios en tecnología, regulaciones y expectativas del empleado.
Digital Workplace y la realidad de las empresas
Las relaciones laborales han cambiado, pero sobre todo lo han hecho las diferentes formas en las que se organiza y se articula cada empresa. La innovación tecnológica se desarrolla a un ritmo imparable, tan rápido que nos cuesta entender todo lo que conlleva. Al mismo tiempo, hoy estamos más conectados que nunca y la información se ha hecho mucho más accesible y fácil de compartir. Es por eso que el Digital Workplace debe ser integrado en las corporaciones para asumir los retos que la Transformación Digital presenta. Te dejamos cinco puntos para medir el éxito del Digital Workplace en tu empresa.
Esto nos ha hecho llegar a un punto de ruptura generacional: muchos empleados están descontentos con su trabajo y se hace cada vez más difícil fidelizar a los clientes. De hecho, los jóvenes españoles prefieren montar su propio negocio o trabajar en start-ups antes que en organizaciones tradicionales en las que no se cubren las prioridades que ahora mismo tiene este segmento de la población. Tengamos en cuenta que los millenials, el principal motor de trabajo de los próximos años, tienen a la flexibilidad como su valor más apreciado en el ámbito laboral.
Está claro que necesitamos realizar una transformación digital en las empresas donde no es suficiente la evolución de la tecnología como ha pasado en las últimas décadas, dado que sólo es un facilitador del proceso, pero no su centro. La transformación digital no se va a producir únicamente porque se invierta en cambio tecnológico, se necesita un cambio de actitud, una nueva cultura corporativa, que convierta a nuestros empleados en los protagonistas del cambio.
Descarga del Digital Workplace Whitepaper de Raona
En nuestro whitepaper, abordamos la mencionada problemática proponiendo el Digital Workplace como solución. Asimismo, hablamos sobre los cinco beneficios a la hora de empoderar a los empleados, la metodología que utilizamos en Raona para encontrar el Digital Workplace Index -clave para saber en qué debe invertir la empresa para obtener mejores resultados- y por último, adelantamos las tendencias tecnológicas que formarán parte de la década del 2020 del espacio de trabajo de los empleados de nuestras empresas.
Con este whitepaper sobre Digital Workplace que puedes descargar ahora, queremos compartir la visión de Raona en un tema tan actual como este para poner nuestro granito de arena en ayudaros a evolucionar la cultura corporativa de vuestra empresa.
