Largest flow migration project in LATAM

El cliente y su reto: el caso de YPF

Yacimientos Petrolíferos Fiscales (YPF) es una de las empresas más tradicionales e importantes de la República Argentina. Desde 1922, genera energía para millones de argentinos, aunque también opera en Brasil, Bolivia y Chile. Así, cuenta con cerca de 20 mil empleados directos y es la principal productora de hidrocarburos del país.

Además, desarrolla energía eléctrica a través de YPF LUZ, que investiga y crea soluciones tecnológicas para la industria desde Y-TEC. Sin embargo, la transición energética, las nuevas exigencias y expectativas de los clientes y el objetivo de reducir las emisiones planteaban una serie de desafíos que debían afrontar.

¿Cómo podían adaptarse a los nuevos tiempos mientras ofrecían más valor a sus accionistas y mejores servicios a sus clientes? A través de un proceso profundo de transformación digital y adopción de Microsoft 365.

The results

1 de cada 3 flujos optimizados

Se migraron y se hicieron mejoras de la funcionalidad y la tecnología de los flujos, de manera que una gran cantidad dejaron de ser necesarios. Así, cerca del 70 % de los flujos quedaron con menos de 10 acciones y un 30 % entre 10 y 50 acciones.

Éxito de planificación

A través de la modalidad Scrum, el equipo cumplió los términos en continuidad del negocio y en tiempos de entrega, ya que se resolvió previamente cualquier riesgo que pudiera surgir.

Traspaso de conocimiento

El equipo de YPF aprendió a utilizar las herramientas e implementar nuevos flujos de trabajo. Así, la compañía adoptó la tecnología Power Automate y Low Code para asumir, gestionar y mantener los flujos.

Reducción de costes

Se disminuyeron los costes al aprovechar las licencias de Microsoft 365 y sus herramientas, ya que se eliminó la necesidad de contratar otras licencias de terceros.

“Nos enfrentábamos a un proyecto que implicaba a un gran volumen de usuarios, de flujos, de formularios y de sitios. El gran reto era poder organizar todo y migrarlo. Una vez comenzamos a trabajar vimos no sólo que era posible, si no que podíamos optimizar una gran cantidad de flujos y que todo el proceso fuese transparente para los usuarios; que no notasen el cambio. Cumplimos en tiempos y compromisos y para nosotros, este fue el mayor éxito del proyecto.”

Pablo Fernandez Hinojosa, ingeniero de Software en YPF

Colaboración en la nube

El equipo de YPF era consciente de que migrar todos los flujos a la nube sería un proceso largo, ya que era necesario maximizar el contenido en la nube y cambiar la forma de trabajo de los usuarios.

Migración a la nube

YPF contaba con más de un millar de flujos, cientos de formularios InfoPath y más de un centenar de Site collection. Ahora tiene toda su ofimática en Office Pro+ y opera desde la nube. De esta forma, centraliza más de 1,5 millones de archivos sincronizados en OneDrive, con más de 10 mil usuarios activos que guardan, comparten y editan archivos. Además, con Microsoft Teams operan más de 1.500 equipos de trabajo, lo que facilita la colaboración.

Mejora del Governance

También era necesario restructurar algunos procesos y experiencias funcionales para optimizar los flujos de trabajo y eliminar todos aquellos que no fuesen necesarios. Gracias a seguir una estrategia Low Code, aumentó el control sobre los procesos y mejoró su gestión mientras facilitaba la implementación de nuevos flujos.

Licenciamiento

Para reducir los costes era fundamental rentabilizar al máximo el uso de Power Automate. Así, se redujeron las necesidades de licencias a Nintex e Infopath. También trasladaron más de 130 millones de correos electrónicos a Outlook Exchange y, ahora, cuentan con más de 8 mil usuarios en SharePoint. De esta manera, YPF puede utilizar Power BI para generar y analizar los datos de su transformación digital y perfeccionar más sus procesos.

Ventajas de Power Platform

PowerApps

Crea aplicaciones de manera rápida en un par de horas y que se ejecutan en internet, IOs y Android.

Power BI

Unifica los datos desde varios orígenes para generar paneles interactivos e informes que facilitan la extracción de conclusiones y la toma de decisiones.

Power Automate

Automatiza flujos de trabajo de forma eficaz a través de aplicaciones sin código que se conectan a multitud de servicios y apps.

Power Virtual Agents

Desarrolla bots de chat que mejoran la experiencia de usuario de los clientes y empleados sin necesidad de código.

Why Raona?

Raona creó un espacio único donde encontrar cualquier información de fuentes de datos y contenido de YPF, SAP, Sharepoint, Carpetas de red, Bases de datos y varias versiones de Sharepoint.

“Un equipo conjunto de YPF y de Raona desarrolló a medida un buscador de múltiples fuentes de información, centralizado, con grandes volúmenes de información y tecnología SharePoint.”

“La complejidad, el volumen y el impacto en la migración requería de un Partner con previa experiencia en migración de flujos.”

“YPF confió en Raona por su amplia experiencia y especialización en el entorno de trabajo de Microsoft 365 y todas sus soluciones.”