¿Estás pensando en renovar tu Intranet corporativa y no sabes por dónde empezar? En este artículo te vamos a dar algunas claves para que puedas diseñar una Intranet que se adapte a las necesidades de tu empresa y de tus empleados, y que sea una pieza central de tu Digital Workplace.
La Intranet corporativa es mucho más que un portal de información o un repositorio de documentos. Es el espacio donde los empleados se conectan entre sí, acceden a las herramientas que necesitan para su trabajo, se informan de las novedades de la empresa y se sienten parte de su cultura. Si quieres saber más, consulta nuestra guía sobre Intranet Corportativa.
Por eso, la Intranet debe incorporar las funcionalidades necesarias para facilitar la colaboración, la comunicación y la productividad de los empleados, y ofrecer una experiencia digital satisfactoria. La Intranet es una pieza central para mejorar el Employee Connection y hay que demostrarlo desde sus fases iniciales.
Pero diseñar una Intranet no es una tarea fácil. Según un estudio de Nielsen Norman Group, el 37% de los proyectos de Intranet fracasan por no tener expectativas concretas y compartidas entre el departamento de IT y los empleados. Así que antes de buscar soluciones y realizar comparativas, vale la pena hacer el esfuerzo de sentar a los principales actores para que opinen, expongan sus necesidades y puedan sentirse parte activa del futuro proyecto. Hay que hacerlo de forma organizada y dirigida por expertos para obtener un diseño de funcionalidades que sea útil para el proyecto de implantación posterior.
Este proceso es el Intranet Discovery Journey y se centra en descubrir las necesidades reales y las expectativas de los usuarios. Se trata de un proceso colaborativo de consultoría donde los intereses de los empleados y las metas empresariales se dan la mano. Permite asegurar el éxito de la Intranet corporativa gracias a definir los objetivos, el alcance del proyecto y visualizar el resultado esperado mediante la implicación activa y la participación en el diseño de los usuarios clave.
¿Qué acciones debes hacer para realizar un buen análisis y sacar conclusiones tangibles del Intranet Discovery Journey? Aquí te los explicamos:
1.-Organizar talleres dinámicos (workshops) junto con entrevistas a empleados y usuarios clave para entender sus necesidades, aspiraciones y cómo interactúan con sus herramientas actuales. Estos talleres nos ayudarán a identificar los problemas y las oportunidades de mejora que tiene la Intranet actual, así como las expectativas y los requisitos que tienen los usuarios para la nueva Intranet.
2.-Usar el diseño de protopersonas como personajes modelo que guían el proceso de análisis del recorrido de los empleados en su entorno digital de trabajo. Las protopersonas son representaciones ficticias pero realistas de los usuarios típicos de la Intranet, que nos permiten entender sus características, sus motivaciones, sus comportamientos y sus necesidades. Con ellas podemos crear mapas de experiencia (Customer Journey Maps) que nos muestran cómo interactúan los empleados con la Intranet en diferentes situaciones y contextos, y qué puntos de dolor o satisfacción encuentran en el proceso.
3.- Usar prototipos esquemáticos o mockups para visualizar el resultado esperado, facilitar la comprensión de los participantes y guiar el proceso de diseño de la Intranet. Los prototipos son bocetos o maquetas que nos permiten probar diferentes opciones de diseño, estructura, navegación y contenido de la Intranet, sin entrar en detalles técnicos o estéticos. Con ellos podemos validar las hipótesis y los requisitos del proyecto, recoger feedback de los usuarios y mejorar el diseño antes de pasar a la fase de desarrollo.
4.- Consensuar las funcionalidades estrella que marcan la diferencia con la Intranet actual y ayudan a visualizar el cambio de entorno que los empleados van a percibir. Estas funcionalidades pueden ser desde un buscador inteligente que integre diferentes fuentes de información, hasta un chatbot que responda a las consultas frecuentes de los empleados, pasando por un sistema de gamificación que reconozca y premie el uso y la participación en la Intranet. Lo importante es que estas funcionalidades aporten valor a los usuarios y se alineen con los objetivos del proyecto.
Siguiendo estos pasos podrás empezar la creación de tu nueva Intranet corporativa con una base sólida y consensuada, que te garantice el éxito futuro. Y, ante todo, hay que lograr convertir la nueva Intranet en una solución transversal y participativa, donde los distintos departamentos se sientan implicados y que aporte herramientas tangibles que mejoren el día a día de los empleados.
Esperamos que estas recomendaciones ayuden a los responsables de la Intranet corporativa a analizar los puntos de mejora del proceso de implantación y evolución de su Digital Workplace para acercarlo a los usuarios. Hemos realizado este proceso en numerosos clientes acompañándolos en su Intranet Discovery Journey y sabemos de la dificultad que comporta lograrlo. Pero en Raona estamos convencidos por nuestra experiencia en el desarrollo de Modern Intranet en decenas de clientes que la clave del éxito es conseguir que los empleados se sientan parte activa en la Intranet. ¿Hablamos?
