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Technology
Collaboration Hub

Collaboration Smart Hub: The collaboration hub that connects the entire organisation

El cliente y su reto: el caso de Almirall

Almirall S.A. es una compañía farmacéutica fundada en 1943 con sede central en Barcelona que se dedica a la producción y venta de medicamentos. Así, en el año 2016, generó unos ingresos totales de 859,3 millones de euros y se situó como la primera compañía farmacéutica en inversión en I+D en España. De hecho, invierte en I+D alrededor del 23 % de su facturación.

Con más de 1.750 empleados distribuidos en 13 países de Europa y EE.UU para ayudar a pacientes en más de 100 países, Almirall requería una cultura corporativa orientada a la colaboración y disponer de herramientas y métodos compartidos de una forma ágil y productiva para los empleados.

Además, la salud de los pacientes y de la sociedad está ligada a la salud del planeta, por lo que la sostenibilidad debía formar parte de su estrategia empresarial. Entonces, ¿cómo podía aumentar la eficiencia de sus empleados y establecer una hoja de ruta hacia un futuro más sostenible para mejorar la vida de los pacientes? A través de Collaboration Smart Hub.

The results

Colaboración unificada

Toda la organización comparte las mismas plantillas y puede ver los espacios existentes desde un mismo punto de acceso en Teams.

Gobierno de todos los entornos

El departamento de IT gestiona y supervisa de forma fácil los espacios de colaboración sin renunciar al control ni ralentizar su creación.

Adopción más sencilla

Los empleados tienen una guía compartida de uso de los entornos de Teams y SharePoint que facilita su aprendizaje y uso diario.

900 espacios colaborativos

En el primer año de vida del Smart Hub se migraron 300 espacios obsoletos y se crearon más de 600 espacios de colaboración a partir de 6 plantillas iniciales.

Reducción del 70 % del tiempo de creación de nuevos espacios

Los espacios se generan de forma automática gracias a un flujo de aprobación desarrollado a medida para cada proceso de negocio.

1.200 usuarios conectados

Todos los empleados con acceso a la plataforma de Teams utilizan el Smart Hub para acceder a sus espacios de colaboración activos en el día a día y crear los nuevos.

“Cada paso en la evolución del Digital Workplace es un reto que requiere la implicación de los usuarios y la visión tecnológica del área de IT para trasladar al negocio las funcionalidades que requieren para seguir avanzando. El Smart Hub es un excelente ejemplo de ello: hemos optimizado nuestros procesos de colaboración facilitando la adopción de Microsoft 365 a toda la organización.”
Óscar Sánchez, Digital Workplace Products Manager en Almirall

Impulsar la colaboración

Cada una de las áreas de negocio de Almirall había implementado sus propios métodos de colaboración, pero sin organizar los procesos ni compartir las buenas prácticas propias con otros departamentos. Por lo tanto, el departamento de IT debía buscar el equilibrio entre el control necesario y la facilidad de uso con un gobierno ágil y eficiente.

Sin embargo, Almirall disponía de diferentes plataformas colaborativas que multiplicaban los entornos a manejar para los empleados y dificultaban la transmisión de la información relevante. Así, impulsar la colaboración se convirtió en su objetivo y para ello era importante:

Compartir las buenas prácticas

Estandarizar varios espacios de colaboración es clave para trabajar de manera más organizada y reutilizar las experiencias internas de éxito.

Gobernar la demanda

Atender las necesidades de los usuarios sin renunciar a la supervisión y el control sobre las herramientas por parte de IT.

Evolucionar la cultura

Incorporar nuevas plataformas para facilitar la adopción y avanzar hacia una mayor transparencia del conocimiento generado.

Ventajas de Smart Collaboration Hub

Acelerador para Microsoft 365

Permite el gobierno centralizado de los espacios de colaboración sin intervención directa de IT.

Colaboración eficiente

Genera una visión integral y compartida de los espacios de colaboración en Teams, SharePoint y más.

Wizard de creación de espacios

Facilita la autogestión y dota de autonomía a los equipos para la creación guiada con plantillas.

Flujos predefinidos

Optimiza la creación, archivado y cierre automatizado de los espacios.

Why Raona?

Raona ha ayudado al departamento de IT de Almirall a lograr una mayor cohesión y gobernar los entornos de colaboración de forma fácil y sin perder el control. Además, el proceso participativo de diseño de las plantillas ha facilitado la adopción de los empleados y ha mejorado la interacción entre los departamentos.
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