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AI in your administrative jobs

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David Solsona Font
| 11 June, 2024

En la era digital actual, la Inteligencia Artificial (IA) se ha convertido en un aliado fundamental para la optimización de tareas administrativas. A menudo surge la duda de cómo la IA puede ser de ayuda en la rutina diaria de un negocio, más allá de los conceptos teóricos y las promesas de la tecnología. Un área concreta en la que la IA muestra un valor inmediato es en la gestión de documentos administrativos, como la introducción y procesamiento de facturas.

Optimización del Proceso de Facturación con IA

La recepción de facturas en formato PDF es una constante en cualquier empresa. Estos documentos, que a menudo llegan por correo electrónico o a través de otros sistemas digitales, requieren un reconocimiento y gestión detallada para su posterior incorporación en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Aquí es donde herramientas como AI Builder y Power Automate, disponibles tanto en la nube como en escritorio, se vuelven cruciales.

Reconocimiento y Extracción de Datos Automatizada

Con estas herramientas, es posible identificar automáticamente la información contenida en las facturas, extraerla, clasificarla y mapearla para su entrada en el sistema correspondiente. La IA permite que este proceso se realice con una eficiencia y precisión que serían inalcanzables manualmente, almacenando el documento con los metadatos necesarios para su fácil localización y acceso futuro.

Entrenamiento y Personalización con AI Builder

Aunque la IA es poderosa, puede haber ocasiones en que no detecte automáticamente toda la información debido a formatos de factura menos convencionales. AI Builder ofrece la flexibilidad de entrenar y personalizar el sistema para identificar y marcar los datos relevantes en facturas con formatos de proveedores variados. Esta capacidad de personalización garantiza que los usuarios puedan adaptar la IA a sus necesidades específicas y mantener la eficiencia del procesamiento de documentos.

Conclusión: Integración de la IA en los Procesos Administrativos

El manejo eficiente de las facturas es solo un ejemplo del potencial de la IA en la administración diaria. Si estas tareas forman parte de tu día a día y buscas optimizarlas, explorar la IA y realizar pruebas de concepto puede ser el siguiente paso para transformar tu negocio. No dudes en buscar asesoría profesional para implementar estas soluciones y personalizarlas según tus necesidades. La IA no es solo el futuro; es una herramienta práctica y accesible en el presente para llevar la gestión administrativa al siguiente nivel.

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    David Solsona Font

    I help companies to digitize their business processes taking full advantage of Microsoft 365 and Power Platform, merging my passion for technology with the satisfaction of meeting business needs.

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